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湖北工业大学教育发展基金会档案管理办法

发表时间:2015年08月15日来源:浏览:575

 

为认真收集整理和保管好基金会组织档案,维护基金会组织档案的完整,实现档案管理的规范化、制度化,更好地为基金会的各项工作服务,结合基金会的实际情况,特制定本办法。

第一章 归档范围

第一条   凡是反映基金会工作、具有查考利用价值的文件材料(公文、传真、图表、名录、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。主要以下几类:

1、基金会成立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料;

2、基金会理事会形成的文件材料;

3、捐赠方面的文件材料(含捐赠协议、清单、联系函件等);

4、基金会制度体系、会议纪要、内部发文(包含基金会负责人批示后的各项工作流程、决定等);

5、基金会有效证照、证件、印章;

6、具有法律效力及保存价值的文件;

7、基金会重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录等;

8、基金会获得的社会荣誉资料;

第二条   与基金会有关的电子版资料、文件等,要在基金会办公电脑中按密级分类存放;

第三条   其他有必要归档管理的资料,如声像形式记录下来的对基金会工作产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等,要交由专人或专门机构存放保管。

第二章 立卷归档要求

第四条   基金会应设专人即时做好档案归档分类保管。归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:

1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整;

2、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开;

3、卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

4、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号;

5、按各类档案资料的保密级别、保存期限,案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷目;

6、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者;

第五条   财务档案由财务处代管。

第三章 档案保管期限

第六条   文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上;

第七条   确定档案保管期限的原则

1、凡是反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的,对基金会工作有长远利用价值的档案,列为永久保管;

2、凡是反映基金会一般活动,在较长期时间内对基金会工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管;

3、凡是在较短时间内对基金会工作有参考价值的文件材料,列为短期保管。

第四章 档案保密级别

第八条   档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议,基金会负责人核定密级;

第九条   有密级档案只许在档案室翻阅,不许带离本室;有密级档案复制时,需经负责人及分管领导批准;

第十条   对已到保密期限的档案要请分管领导和负责人鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。

第五章 档案的借阅

第十一条   因工作需要,借阅基金会档案需到档案管理员处填写档案调阅登记簿,方可借阅;

第十二条   借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销;

第十三条   借阅档案的人员,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经基金会负责人批准;

第十四条   有密级的档案调阅、复制时均需基金会负责人批准;

第八条   借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天;

第十五条   借阅人对档案要妥善保管,不得遗失;

第十六条   凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按基金会有关保密规定办理。

第六章 电脑档案的管理

第十七条   办公室人员使用的电脑必须指定专门的区域存放基金会相关的文件、资料,在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹,使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

第七章 档案的鉴定与销毁

第十八条   基金会综合事务办公室定期对所保存的档案进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁;

第十九条   档案鉴定工作由基金会负责人主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见;

第二十条   档案材料鉴定小组审定,并经分管领导批准后,方可销毁;

第二十一条   销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。

第八章 附则

第二十二条   本办法自基金会理事会通过之日起执行,由基金会秘书处负责解释。